Jeg skaber resultater i din virksomhed.      

Jeg skaber sammenhæng i virksomhedens processer og forbedrer forretningsforståelsen. Så spares fejl og misforståelser og dermed tid og penge.


Ledelses Systemer og virksomhedens forretningsgange

Struktureret proces kortlægning

Ved at udarbejde dokumenterede beskrivelser, af de virksomheds processer der har væsentlig indflydelse på økonomi, kvalitet og miljø, forbedres konkurrence evnen. Ved samtidig at indarbejde markeds, certificerings og kunde krav, øges kunders tilfredshed og loyalitet. Tidsskriftet: SCM og Logistik bragte i januar 2014, en artikel med professor Peter Hines. Han hævder at vi spilder op til 55 % af vores tid. En stor del tilskrives brandslukning, som ”stjæler tid fra strategi, forbedringer og drift. Og det er tid, der reelt ikke tilfører værdi, fordi det er dobbeltarbejde”. Velbeskrevne gennemarbejdede processer, er et af de bedste midler til at imødegå dette.

Kortlægning af virksomhed

Basis for udarbejdelsen af en dokumenteret beskrivelse af virksomhedens processer, er en opdeling af virksomhedens forretningsgange i overskuelige processer. Disse processer og deres sammenhænge kan med fordel beskrives grafisk/visuelt, for at give en bedre forståelse af virksomheden og hvad der er indbyrdes afhængigt. Nedbrydningen tjener til at skabe overskuelige byggesten, der kan bearbejdes hver for sig.

Procesbeskrivelser

De enkelte processer, analyseres og der laves en klar beskrivelse af processen med fokus på:

·          hvad processen forventes at skulle frembringe, (output)

·          hvornår processen forløber, (styring)

·          hvad processen eventuelt bearbejder, (input)

·          samt de forudsætninger, herunder: ansvar, værktøjer og andet, der er nødvendig for at processen kan forløbe,(mekanismer/ressourcer)

·          Desuden laves der en afstemning med andre processer, så gensidige forventning til snitflader er aftalt

En hensigtsmæssigt dokumenteringsform bør tage højde for disse punkter.

Nedenfor er vist et sådan eksempel

Oplæg til et forløb

En god form, vil være en række arbejdsmøder/workshops.

Arbejdsgruppe

Til opdelingen i hoved områder, bør deltagerne findes i virksomhedens ledelse. Det kan i denne sammenhæng være en god ide, samtidigt at udpege ejere til de forskellige processer. Eksempelvis, bør indkøbs delen ejes af den indkøbsansvarlige og tilsvarende. Proces ejeren, er også den der i sidste ende autoriserer dokumentationen og efterfølgende rettelser.
Til den videre opdeling og selve beskrivelserne, bør der være deltagere med etaljeret viden om de enkelte arbejdsgange. På arbejdsmøderne udarbejdes kladder for proces beskrivelser og evt. en grafisk fremstilling af opdelingen i processer og deres sammenhæng. Relevante forbedringsforslag søges indarbejdet.

Styregruppe

Der bør desuden være en form for styre/reference gruppe. Igen bør deltagerne rekrutteres fra virksomhedens ledelse. Styregruppen gennemgår og giver kritik af de udarbejdede kladder. Der vil desuden være mulighed for at give forslag til forbedring og optimering af eventuelle uhensigtsmæssigheder.
Resultaterne af review sendes tilbage til arbejdsgruppen for bearbejdning, hvorefter det igen forelægges styregruppen.

Udstedelse og implementering

Når styregruppen er tilfreds med resultatet, aftales et implementerings forløb og ikrafttrædelses tidspunkt.
Implementeringen består oftest af: motivation, instruktion og træning af involverede og berørte medarbejdere, samt tilpasning af eventuelle værktøjer og systemer.

Opsamling

Ethvert forløb vil blive tilpasset den enkelte virksomhed efter aftale. Jeg kan bistå med alle faser af forløbet og vil typisk fungere som facilitator på arbejdsmøderne, og på styregruppe møderne.
Jeg kan eventuelt senere gennemføre ”interne” audits af implementeringen og effektiviteten af processerne.